Modalités de parrainage d’une manifestation par IEEE France Section

Obligations liées au parrainage

Les organisateurs s’engagent à mettre à disposition des participants la documentation nécessaire à l’adhésion à IEEE et un accès Internet permettant l’adhésion sur place en ligne.
Un tarif réduit pour les membres IEEE (y compris ceux qui adhèrent sur place) est appliqué.

Le parrainage donne droit à :

  • l’utilisation du logo IEEE France Section (différent de IEEE)
  • un avis sur le site web de la Section
  • l’utilisation du site de paiement de la Section moyennant un forfait

Il est IMPERATIF, à l’issue de la manifestation, de remplir en ligne le formulaire L-31 dans l’outil vTools.

Il existe deux types de parrainage :

1- Parrainage technique (Technical sponsorship)

La Section donne sa caution scientifique après avis du président du chapitre correspondant à la thématique de la manifestation.
Un membre du bureau du chapitre doit faire partie du comité scientifique.

2- Parrainage financier (Financial sponsorship)

Procédures d’attribution :

1°) La Section peut participer au financement ou au co-financement de la manifestation. Elle partage les risques ou les bénéfices de la manifestation suivant un pourcentage fixé à l’avance.
2°) Un membre du bureau de la Section doit nécessairement faire partie du comité d’organisation.

3°) Envoyer un budget prévisionnel au Vice Président Conférences selon le fichier template à télécharger ici.

4°) Enregistrer la conférence dans ICX, le système d’enregistrement des conférences de IEEE.

5°) Une fois la demande acceptée par IEEE, le demandeur recevra un numéro d’identification et un document pdf synthétisant sa demande qu’il devra envoyer au Vice Président Conférences.

6°) IEEE générera ensuite un MoU en fonction des déclarations du demadeur et demandera à la Section et aux co-sponsors de le signer en cas d’accord. Ce n’est qu’une fois le MoU signé que la demande du sponsoring financier est validée.

Formulaires à envoyer

  • formulaire de demande à télécharger >>>> ici 
  • formulaire sur les données historiques de la conférence à télécharger >>>> ici 

Ces deux formulaires doivent être envoyés à Nathalie Deltimple, responsable des conférences.

La gestion financière de la conférence peut être gérée par la section en prenant contact avec Pascal Lorenz.

Prix décernés

Il est possible de décerner des prix, en particulier pour les meilleures communications d’étudiants. Il faut pour cela demander l’accord du Président de le Section et convenir avec lui du montant du prix.
Il est IMPERATIF de déclarer la réunion des personnalités qui décernent les prix comme « Technical » et de remplir le formulaire L-31 dans vTools.
Un document officiel doit être remis aux lauréats. Le vice-président « Etudiants » peut fournir un modèle.

Nouveau :  à partir du 1er Janvier 2016

Pour toutes les conférences organisées à partir du 1er Janvier 2016 et qui sont techniquement co sponsorisées par IEEE (TCS), Le Board d’IEEE a voté une nouvelle règle qui stipule que :

1°) Toute  conférence techniquement sponsorisée par une des OUs (Organistaional Unit) de IEEE devra s’acquitter d’une somme d’un montant de 1000 USD.

2°) Les organisateurs devront s’acquitter d’une somme de 15 USD pour tout papier publié dans IEEE Xplore.

3°) IEEE laisse le choix, soit d’une facturation directe aux organisateurs soit une facturation à l’OU qui sponsorise quitte à elle de récupérer les montants auprès des organisateurs.