Gérer votre chapitre
Les membres du bureau d’un chapitre de la IEEE France Section peuvent trouver des conseils et liens utiles à la gestion de leur chapitre sur le site d’IEEE à l’adresse suivante : https://events.vtools.ieee.org/, ainsi qu’une présentation introductive à l’activité de président sur https://mga.ieee.org/volunteer-development
1) Pour avoir accès à la liste des membres de votre chapitre, aller
https://tblanalytics.ieee.org/#/site/IEEE/views/LandingPage_0/LandingPage?:iid=1&:usingOldHashUrl=true
(login et password de membre IEEE)
– cliquer sur « Memberships, subscriptions and more »
– cliquer uniquement sur le nom de votre société dans « products » et sur « appliquer »
– aller dans l’onglet « detail » en haut
Vous voyez apparaître la liste de vos membres.
2) Pour déclarer le bureau du chapitre, aller sur :
https://officers.vtools.ieee.org/tego_/active_ou/display
Si vous êtes le président en titre, vous pouvez ajouter ou changer des membres du bureau en cliquant devant la position concernée, puis cliquant sur “Add officer”. Une fenêtre s’ouvre pour vous demander votre numéro d’adhérent IEEE et la date du début de la fonction.
Cliquez ensuite sur “Validate and submit”.
Si vous êtes un nouveau président, vous cliquez sur le cercle devant “Chapter chair” et vous appliquez la même procédure.
3) Pour déclarer des activités à IEEE (event report) :
– aller sur to https://events.vtools.ieee.org/events/search et s’identifier par votre login et mot de passe IEEE. Puis,
– aller sur Event/Report Administration
– cliquer sur File a Report for a Past Event
– cliquer sur My event is not yet in the system
– cliquer sur Create an event
ou alors.
– choisir Region = 8, Section = France, Organizational Unit = votre chapitre, éventuellement des dates limites After et Before, qui vous permettent de retrouver vos précdents rapports
– cliquer sur Search. Vous voyez apparaître la liste des rapports précédents pour votre chapitre.
– cliquer pour l’un d’entre eux sur « Manage » Vous le voyez apparaître en détail.
– dans le menu de gauche, choisissez « Create from existing »
Vous pouvez déclarer des activités de n’importe quelle catégorie, mais au moins DEUX RAPPORTS TECHNIQUES (sélectionner TECHNICAL dans CATEGORY) par an sont exigés par IEEE pour les chapitres, DEUX RAPPORTS dans n’importe quelle catégorie pour les groupes d’affinité.
N’oubliez pas de remplir la partie « REPORT AND ATTENDANCE » en indiquant le nombre de membres IEEE ayant participé à l’événement et le nombre d’autres participants.
Ces rapports doivent être enregistrés dès que possible et impérativement avant la fin janvier de l’année suivante.
Tout manquement à ces règles pénalise immédiatement l’IEEE France Section.
De plus, au bout de 3 ans d’activité insuffisante, votre chapitre ou groupe d’affinité sera dissous par IEEE.
4) Pour organiser des élections, aller sur https://voting.vtools.ieee.org/
Si vous ne souhaitez plus être président(e), vous pouvez faire un appel à candidatures, puis organiser des élections. Il est préférable d’avoir au moins un(e) président(e), un(e) vice-président(e) et un(e) secrétaire/trésorier(e) dans votre bureau.
N’abandonnez pas vos activités de président(e) sans avoir trouvé un(e) remplaçant(e).
5) Pour envoyer un message dans la section par eNotice, aller sur :
https://enotice.vtools.ieee.org/
6) Tous les détails sur la création de chapitres peuvent être trouvés sur :
https://mga.ieee.org/resources-operations/geographic-unit/chapters/how-to-create-a-new-ieee-chapter
La pétition est un document unique signé par au moins 12 membres d’IEEE en bon état d’adhésion.
Le Président de la Section, le VP Chapitres et le VP Chapitres Adjoint doivent recevoir copie de ce document pour pouvoir donner un accord, par email si vous voulez.
7) Pour réserver une téléconférence sur Webex :
http://sites.ieee.org/vtools/tools-ok/webex/webex-registration/
(prévoir une attente de 5 jours ouvrables)