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Parrainage (sponsorship) de conférences par IEEE France Section

IEEE France Section parraine des conférences nationales et internationales organisées en France. La Section accompagne ses organisateurs dans les démarches de déclaration et de gestion auprès de IEEE. 

Le parrainage donne droit à :

  • l’utilisation du logo IEEE France Section (différent de IEEE)
  • l’utilisation du site de paiement de la Section
  • un affichage sur le site web et la page LinkedIn de la Section

Qu’est ce que le parrainage ?

Il existe deux types de parrainage (sponsorship)

  • Parrainage technique (Technical sponsorship)

La Section donne sa caution scientifique après avis du président du chapitre correspondant à la thématique de la manifestation et du président de la Section. Il est recommandé qu’un membre du chapitre correspondant à la thématique de la manifestation fasse partie du comité d’organisation.

  • Parrainage financier (Financial sponsorship)

La Section participe au financement ou au co-financement de la conférence. Elle partage les risques ou les bénéfices suivant un pourcentage fixé à l’avance. Un membre du bureau de la Section doit faire partie du comité d’organisation. Un budget prévisionnel est envoyé au VP Conférences selon le fichier template à télécharger ici.

Obligations liées au parrainage

– La conférence doit avoir lieu sur le territoire français.
– Mettre à disposition des participants la documentation nécessaire à l’adhésion à IEEE.
– Proposer un tarif réduit pour les membres IEEE.
– Payer les Technical Co-Sponsorship (TCS) fees (US$1,450 par conférence et US$22 par papier).
– Remplir en ligne le formulaire L-31 dans l’outil vTools à l’issue de la conférence.

Comment demander un parrainage ?

  • Le(s) chapitre(s) sponsorise(nt) la conférence. La validation est faite par le Président (chaire) du chapitre puis par le Président de la Section.
  • L’organisateur déclare sous MCE (https://ieeemce.org/) ou  ICx (https://icxui.ieee.org/ConferenceApplicationUI/icx_form) en mettant IEEE France comme sponsor technique et/ou financier tel que MOU Signatory:  
    • France Section
    • France Section XXX Chapter (XXX= acronyme de la société)
  • Si le chair du chapitre et le Président de la section ont validé via le formulaire de la section, un lien pour valider sous MCE a été envoyé au Président et au Secrétaire de la Section. Le Président peut valider en ligne.
  • Le MoU est envoyé par email et est archivé

Comment déclarer un parrainage ?

  • La conférence est enregistrée dans ICx, le système d’enregistrement des conférences de IEEE.
  • Une fois la demande approuvée par IEEE, le demandeur recevra un numéro d’identification ICx et un document pdf synthétisant sa demande qu’il devra envoyer au VP Conférences.
  • IEEE générera ensuite un MoU en fonction des déclarations du demandeur et demandera à la Section et aux co-sponsors de le signer en cas d’accord. Ce n’est qu’une fois le MoU signé que la demande du sponsoring financier est validée.

Coût de sponsorsing et de publication

Pour toutes les conférences qui sont techniquement co-sponsorisées par IEEE (TCS), IEEE impose les règles suivantes :

  • Toute conférence techniquement sponsorisée par une des OUs (Organisational Unit) de IEEE devra s’acquitter d’une somme d’un montant de US$1,450 par conférence et US$22 par papier publié dans IEEE Xplore.
  • Les organisateurs de la conférence devront s’acquitter de cette somme..
  • IEEE laisse le choix soit d’une facturation directe aux organisateurs de la conférence soit une facturation à l’OU qui sponsorise quitte à elle de récupérer les montants auprès des organisateurs.
  • La Section IEEE France ne prend pas en charge les TCS fees et le rappelle lors du processus de signature du MoU auprès de MCE.

Prix décernés

  • Il est possible de décerner des prix, en particulier pour les meilleures communications d’étudiants. Il faut demander l’accord du Président de le Section et convenir avec lui du montant du prix.
  • Il est IMPERATIF de déclarer la réunion des personnalités qui décernent les prix comme « Technical » et de remplir le formulaire L-31 dans vTools.
  • Un document officiel doit être remis aux lauréats. Le VP « Etudiants » peut fournir un modèle.

 

Contactez Francois Rivet, VP Conférences (francois.rivet@ieee.org)