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IEEE France Section est une association de loi 1901 qui doit respecter les lois françaises régissant ce type d’organisme (rappel de la préfecture de police de Paris du mois d’avril 2005).
Le règlement intérieur publié ci-après est conforme aux dispositions des associations loi 1901.
Il répond aux statuts de IEEE France Section ainsi qu’aux modifications de statuts déposées en préfecture de police de Paris et reste conforme autant que faire se peut aux règlements généraux de IEEE.

Nom unique de la Section

Le nom unique de la section est IEEE France Section. Il devra figurer sur toute correspondance à l’exclusion de toute autre traduction ou acronyme.

Logo de la Section

Site web de la section et Réseaux Sociaux

L’adresse du site de la section est : www.ieeefrance.org

Les réseaux sociaux classiques sont accessibles à partir du site.

Adresse de la section 

IEEE France Section a un siège social unique sis :
c/o SEE
17 rue de l’Amiral Hamelin
75116 Paris cedex 16

Structure de gouvernance

Article 1 – IEEE France Section est administré par un Conseil d’Administration (CA) élu pour 3 ans qui se réunit un minimum de 2 fois par an. Le CA comprend les membres du Comité Exécutif (ComEx), les responsables des Commissions (Awards & Nomination, Communication, Professional Activities, Fellow Search), des Groupes d’affinités (Young Professionals, Life Member, Women in Engineering), l’immédiat(e) ex-Président(e) en charge de la commission « Nomination & Appointement » et de trois membres élus parmi les responsables des chapitres de l’Association. Les anciens Présidents membres de l’association sont invités permanents.

Le mandat de tous les membres élus du CA est renouvelable à l’exception de celui du président. Le nombre maximum de membres du CA est de 30. Les réunions du CA sont toujours étendues aux présidents de chapitres qui participent sans droit de vote.

Après l’élection du CA et la composition du ComEx, le Président devra transmettre à la préfecture de police de Paris où sont déposés les statuts de IEEE France Section la liste des membres du bureau avec les renseignements suivants :

• Nom, Prénom
• Qualité
• Numéro de membre
• Nationalité
• Profession
• Adresse personnelle
• Adresse professionnell
• Téléphone, Fax, E-mail professionnel

Article 2 – L’association est représentée par un Comité Exécutif (ComEx) élu comprenant au minimum : un Président, un Vice-Président, un Secrétaire, un Trésorier – ces deux dernières fonctions pouvant être cumulées – auxquels sont ajoutés des membres élus sur les fonctions suivantes :

• Vice-Président Activités Techniques des Membres,
• Vice-Président Activités Conférences & Workshops,
• Vice-Président Activités « Women in Engineering”,
• Un représentant des branches étudiantes

Les prérogatives du ComEx sont exprimées dans les Statuts.

Fonctionnement

Article 3 – Les prérogatives du CA sont exprimées dans les Statuts. Entre autres, le Conseil d’Administration :

• Définit la politique et les orientations générales de l’association, sur proposition du ComEx et dans le respect des grandes orientations définies par l’Assemblée Générale ;
• Peut prendre à bail tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’association et effectuer tous emprunts ;
• Valide, sur proposition du ComEx, les grandes lignes d’actions de communications et de relations publiques ;
• Valide les budgets et contrôle leur exécution ;
• Approuve, le cas échéant, le règlement intérieur de l’association ;
• Autorise et organise les conférences, les congrès, les visites et les publications ;
• Peut déléguer ses pouvoirs par écrit;
• Il peut à tout instant mettre fin aux dites délégations.

Cette liste n’est pas limitative.
Le CA ne peut se réunir que si le quorum (50% des membres) est atteint.

La majorité simple des membres présents est requise pour toute décision du CA prise par vote.
En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Article 4 – Le ComEx se réunit au moins une fois par mois à la demande du Président ou de l’un de ses membres.
Les réunions de ComEx peuvent être confondues avec les réunions du CA. Le Président peut convoquer à toute réunion du ComEx tout autre membre du CA ou président de chapitre ou de groupe d’affinité pour des affaires les concernant.

Article 5 – L’Assemblée Générale comprend tous les membres de IEEE France Section. Elle se réunit une fois par an, en début d’année et valide le rapport moral de gestion et d’activités, le rapport financier, les comptes de l’exercice clos et vote le budget de l’exercice suivant. Elle discute les grandes orientations de l’Association.
Une Assemblée Générale Extraordinaires (AGE) est convoquée, en fin d’année élective, pour valider le résultat des élections des membres du CA.

Chapitres

Les activités techniques des membres de la section sont principalement concentrées à l’intérieur de chapitres.

Tous les chapitres comportent un bureau avec un minimum de trois membres (un président, un vice-président et un secrétaire). En cas de très forte activité nécessitant une trésorerie, un quatrième membre (un trésorier) peut être ajouté au bureau. Les noms et les coordonnées des présidents des chapitres et des groupes d’affinité figurent dans le site de la section.

Chaque chapitre justifie ses activités par l’organisation obligatoire d’un minimum de deux réunions gratuites par an qui sont consignées par un formulaire « meeting report » à remplir en ligne sur le site de IEEE (www.ieee.org). Les financements des activités des chapitres relèvent principalement des sociétés desquels ils dépendent.

Les pages web des chapitres peuvent être hébergées par le site de la section ou atteintes avec lien vers l’extérieur pour des informations plus complètes.

Les membres du bureau des chapitres sont élus par leurs propres membres. Après la formation du premier bureau (bureau provisoire), les élections suivantes sont organisées par le comité N&A du chapitre sous le simple contrôle de la section.

La liste des chapitres de la Section est disponible sur le site Web de la Section.

Les groupes d’affinité

Les groupes d’affinité portent des activités plus directement reliées à la vie de l’Association IEEE France Section. Ces activités se répartissent sur les groupes suivants :

• LM – Life Members
• WIE – Women In Engineering
• YP – Young Professionals 

Les groupes d’Affinités sont soumis aux mêmes règles, énoncées au paragraphe 5, que les chapitres.

Les Commissions

Certaines activités obligatoires de la Section sont portées par des commissions. Celles-ci comportent un certain nombre de membres fixé ici :

N&A – La commission de Nomination & Appointements (N&A) comporte le Président, le past Président, les deux Présidents précédant le past-Président et le responsable de la commission « Awards ». Le comité N&A est présidé par le past- président durant toute la durée du mandat. Le comité N&A propose au vote la liste des membres éligibles au CA.

Awards – La commission des prix (Awards) comporte le vice-Président, le vice-Président Activités Techniques des Membres, deux anciens Présidents (hors past-President), dont un est responsable de la commission.

Fellow – La commission Fellow Search, promeut les demandes de passage des membres au grade de Fellow de l’IEEE. Elle comporte le Président, deux Fellow et deux anciens présidents (hors past-President), dont un est responsable de la commission.

Communication – La commission communication inclut la publicité propre à la Section et la gestion du site Web. Elle comporte la vice-présidente, le responsable du site Web de la Section, et deux membres du CA ou de la Section. Son responsable est nommé par le Président.

Professional Activities – La commission est chargée plus particulièrement des relations avec les entreprises. Elle comporte le Président, un ancien président (hors past-president) et deux membres du CA ou de la Section. Son responsable est nommé par le Président.

Changement Climatique – La commission est chargée du développement et du suivi des activités transversales dans les domaines reliés à l’adaptation et la résilience face au changement climatique et des actions à mener dans le domaine. Elle comporte le (la) Président(e), le (la) Past-President, le (la) vice-Président(e) et deux membres du CA ou de la Section. La commission est présidée par le (la) Président(e).

Commissions Ad Hoc – Le (la) Président(e) peut créer une commission ad hoc, à durée limitée à un an sur tout sujet d’intérêt pour la Section. La composition et les modalités de fonctionnement seront déterminées par le Conseil d’Administration sur proposition du (de la) Président(e).

Les Elections

Les élections des membres du CA de la section sont organisées par le comité de nomination tous les trois ans (durée du mandat). Le comité N&A adopte un calendrier électoral qui est publié sur le site de la section et adressé à l’ensemble des membres en même temps que l’appel à candidature.

Le calendrier électoral publié comporte les informations suivantes :

• Appel à candidature avec profil des postes à occuper au CA (avec date butoir) ;
• Date de publication de la liste des candidatures par le comité N&A ;
• Possibilité de candidature par pétition avec date limite (2% des signatures du nombre total de membres IEEE en France) ;
• Dates de début et de fin des élections par vote électronique et par voie courrier ;
• Date de publication des résultats ;
• Date de prise de fonction du nouveau CA.

Le comité N&A est garant du bon déroulement des élections.